ABC akt osobowych pracownika

[ Pobierz całość w formacie PDF ]

ABC akt osobowych pracownika

Dokumenty osobowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów pracy dokumentów. Dlatego warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem.

 

Każdy pracodawca, który zatrudnia choć jednego pracownika zobowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepisy prawa wskazują, które dokumenty obowiązkowo muszą się znaleźć w aktach osobowych pracownika, a które tylko mogą, ale nie muszą. Oznacza to także, że pracodawca nie ma dowolności w żądaniu od pracownika dokumentów czy danych. Przepisy wskazują wyraźnie, jakich danych i jakich dokumentów można żądać od osoby zatrudnianej czy już zatrudnionej.

 

Dokumenty tworzące akta osobowe pracownika grupowane są w 3 odrębnych częściach (zbiorach) – A, B i C. Każda z części akt osobowych powinna zawierać odrębną kartę zawierającą aktualny, pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

 

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

·         wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,

·         świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

·         dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

·         świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

·         orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

·         innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B - nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia.

W tej części gromadzi się następujące dokumenty:

·         kwestionariusz osobowy

·         umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

·         pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

o        przepisami regulaminu pracy,

o        z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.),

o        z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

o        z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

o        a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy

·         zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

·         oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

·         dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

·         dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

·         oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

·         dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

·         pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,

·         orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

·         umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

·         wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

·         wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

·         korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

·         kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,

·         informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Wykaz dokumentów:

·         oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

·         dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

·         kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

·         potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

·         umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

·         orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

WAŻNE!
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jedyne oryginalne dokumenty w aktach to w zasadzie 1 egzemplarz umowy o pracę, badania lekarskie (są wystawiane przez lekarza w 2 egzemplarzach) i świadectwo pracy.